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2021年医疗器械注册质量管理体系常见问题

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来源:飞速度医疗器械咨询  发布时间:2021-05-08  浏览:

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  引言:医疗器械注册质量管理体系是逻辑清晰、要求明确,但实操中又常常漏洞百出的事项。究其原因,认真、不打折执行是最重要因素之一。我们在执业过程中,新入行但认真执行的团队取得的结果最优。

医疗器械注册.jpg

医疗器械注册

1.管理部门职责、权限不清晰,存在质量管理职能重叠或缺失现象。

  例如,一个体外诊断试剂生产企业规定生产用物料的采购和验收分别由生产管理和质量检验两个部门负责。但由于职责权限界定不明确,部分试剂校准品的生产原料实际由质量检验部门在采购。

  再如,某企业仅规定了中央空调、制水系统、压缩气体的日常使用由生产部门负责,但未明确维修维护部门,也未设置工程部,导致上述重要生产设施设备实际上未实施应有的维修维护,中央空调系统出现重大故障,只能停产。

  又如,未在部门职能文件中明确是质量管理部门还是质量检验部门实施质量否决权。出现质量问题时,部门间出现推诿扯皮现象。

2.管理者代表虚设。

  有些企业管理者代表除学历资质以外不具备相应的资质,不能有效行使规范要求的质量管理职责,并不从事质量管理相关工作,但仍被任命为管理者代表;

  有的企业的管理者代表更换频繁,不能保证质量体系管理的稳定性;

  有的企业名义上任命了符合资质要求的管理者代表,但实际上被赋予的质量管理权限有限,不能对质量管理体系实施全面、有效的管理等等。

3.管理者代表承担职责太多,企业负责人未实际履行应当履行的质量管理职责。

  管理者代表揽括了管理体系文件起草、批准、分发、实施等大部分具体工作,内审、外审、管理评审都是管理者代表在“唱独角戏”,大大降低了其他部门的参与度,质量管理体系变成了 “纸上空谈”。

4.技术、生产、质量部门负责人管理能力不足。

  有些部门负责人对相关法规、标准不够熟悉,有的不具备应当具备的专业背景,有的缺少质量管理的经验,共同特征是不能对企业设计开发、生产和质量管理中的实际问题做出正确的判断和处理。

5.影响产品质量工作的人员能力不足。

  如注塑、灭菌等工序操作人员,电气安全检验员、生物学检验人员不具备岗位职责要求的工作技能或未经过充分的培训。

  如某企业灭菌操作工仅为初中学历,虽通过师傅帮带掌握了灭菌的基本操作,但由于缺乏相关生物学知识和对环氧乙烷灭菌知识,缺少对灭菌过程控制、产品追溯性重要性的理解,因此在实际操作中,灭菌过程操作很不规范,不重视灭菌参数严格控制,灭菌过程记录不全。

6.检验员数量和能力与所承担检验任务不匹配。

  例如某生产规模较大的一次性使用注输器具生产企业,其检验工作量很大,包括原材料、中间品和成品检查、洁净区(数千平米)的环境监测、工艺用水检测等,涉及物理、化学、生物学等检测技术,但生产企业仅配了2名专职检验员,还要参与批记录管理、工艺验证、标准编制、体系文件等管理工作。

7.未按规定对影响产品质量的人员健康进行有效管理。

  检查发现,有的企业不能保证必要的体检频率,检查项目少。

  有的企业在职人员体检发现某些指标超常时,怀疑其可能患有血液传染的传染病时,未对其进行进—步检查和评价,仍让其从事直接接触人体循环系统的无菌医疗器械产品的组装工序。

8.生产设备方面

  (1)缺少生产设备的维修和维护计划,生产设备或检验仪器和设备维修信息在使用记录中未体现或信息不全。

  (2)生产设备的使用记录缺少所加工零件或部件或成品的相关信息(如产品或零件名称、批(编)号、规格型号等)。

9.检验仪器和设备及计量器具

  (1)检验仪器和设备及计量器具无使用记录或记录中缺少所检测样品的相关信息(如产品或零件名称、样品批号或编号等)及检验规范或标准有要求时的环境条件等。

  (2)无检验仪器和设备及计量器具的校准/检定或测试计划,或未按计划执行。

10.文件制订方面

  (1)文件制订不充分。没有按照GMP规定的内容制订文件系统,有些重要工作或环节缺乏相应的书面文件。

  (2)文件可操作性不强。有些企业的文件主要抄袭相关标准或范本,内容与本企业的实际情况和产品特点相脱节,缺乏针对性和适用性。有的文件内容不够具体,仅仅有原则性要求(往往是照抄法规、标准或教科书的要求),不能对相关工作或操作提供有效的指导。

  (3)文件制订程序不严格。例如,文件起草人不具备起草相关文件的专业背景和经验;审批人、批准人没有很好履行审核、审批的职责,存在走过场现象,使得制订的文件存在随意性。

  (4)文件制订后修订不及时。没有定期对制订的文件进行审评和识别,使得有些文件落后于实际情况或与现行的法律法规、标准相脱节。

11.文件控制方面

  (1)对文件培训不到位。在GMP检查时经常会发现一些的生产或管理人员对本岗位涉及的程序文件或作业指导书不熟悉的情况。

  (2)执行文件规定不严格。没有真正按照QMS文件的要求开展工作,例如验证程序、内审程序、监视测量程序等往往执行不到位。

  (3)文件系统管理混乱。例如,在相关的岗位不能找到有关的程序文件或作业指导书;有的企业未对过期文件及时标识和回收等。

12.记录控制方面

  (1)记录不完整。有的企业经常提供不出相关工作的原始记录;检验、监测记录往往只能提供书面报告,而不能提供实际的操作记录;有些记录来按照预定的内容进行填写,缺失某些重要内容;验证和评审记录往往不能提供完整(应包括方案、记录和报告)的书面文件。

  (2)记录不及时。未按照“就地及时”的要求记录,补记、漏记情况较多。

  (3)记录填写不规范。如来采用预先制订的标准表格;存在随意涂改情况。

  (4)记录的追溯性差。不能提供全部的原始记录;相关记录不能相互印证,甚至出现矛盾之处等。

13.未开展开发设计和开发策划活动

  虽然企业在设计和开发控制程序文件规定了对医疗器械的设计和开发过程实行策划和控制,但是在实际医疗器械设计和开发过程中,仅将与产品有关的要求(新产品项目开发计划书)进行简单评审确认和批准后,直接作为设计和开发输入,省略了新产品设计和开发策划环节。

14.设计和开发输入对描述产品有关的所有要求和信息未转化为后续可验证的量化指标。

  设计和开发输入文件中有关产品的预期用途、性能和安全要求、法规要求、风险管理控制措施等描述粗略,不够明确,后续不能用客观方法进行验证。

15.设计开发输入与输出脱节。

  设计和开发输出文件及相关记录不能提供足够的证据证明其输出满足了输入的要求。

16.设计和开发输出与生产、检验相关的要求脱节。

  设计和开发输出文件及其记录与采购、生产和服务的依据、产品特性及接收准则间有严重不一致,企业未在设计和开发过程中开展有效的设计转换活动,或者产品设计和开发输出未能全部转化为受控的用于生产指导的产品规范,或者设计和开发更改活动未全部受控。

17.未按规定开展设计与开发验证、评审活动。

  未对产品关键原材料和零部件的选择、生产工艺关键工序和特殊过程等内容进行评审;未对验证和确认方法的科学性、合理性、法规符合性进行评审确认,验证或确认方法不科学、不符合法规要求。

  如未按有效标准规定的方法开展生物相容性研究,未按规范要求对直接接触高风险产品的辅助用气进行微粒、微生物负载管理即开展样品生产。

18.未按要求开展设计和开发确认活动。

  医疗器械临床评价未按规定要求开展;医疗器械临床试验未按照相关法规要求开展。

19.未按要求开展设计和开发更改活动。

  设计和开发的更改活动未按规定程序开展,更改后直接进行生产;未按照法规要求进行变更备案/注册或生产许可/备案事项变更的,未按规定报告,未取得批准文件即组织生产。

20.未按要求开展风险管理活动。

  质量管理体系中未有效整合风险管理相关活动;未在设计和开发阶段按要求开展风险管理活动;风险管理活动未涉及产品上市后临床安全有效性再评价等内容。

21.关于生产工艺文件和工艺的执行过程中常见问题

  (1)产品的工艺过程流程图和实际生产过程不完全一致。

  (2)未有效否识别关键工序和特殊过程,如某些生产无菌医疗器械的生产企业未将末道清洁过程识别为特殊过程。

  (3)提供不出关键工序和特殊过程的作业指导书。

  (4)现场查看操作人员未按作业指导书要求操作。

  (5)关键工序和特殊过程的参数记录和作业指导书不一致。

22.关于特殊过程确认常见问题

  (1)特殊过程的确认方案科学性和有效性不足。

  (2)未保存过程确认的原始数据。

  (3)过程确认报告中所确定的参数和实际的作业指导书不一致。

23.关于标识和可追溯性常见问题

  (1)可追溯的范围、程度和追溯途径未形成文件。

  (2)仓库中和生产现场堆放的关键原材料、外购件等标识不清,如无批号、无生产厂商等信息。

  (3)不能实现对关键物料的追溯。

24.关于批生产记录常见问题

  (1)批产品记录的信息不全。

  (2)批产品记录上的产品名称或规格型号和注册证上的信息不一致。

  (3)批产品记录应包括哪些内容未形成文件。

25.关于产品防护常见问题

  (1)未建立危险品清单,也未建立相关控制要求文件。

  (2)未识别有特殊储存要求的物品。

  (3)未规定原材料、半成品的储存条件和储存有效期。

  (4)超有效期使用的原材料、半成品提供不出有效的验证记录。

26.检验部门和人员

  (1)质量检验部门不是独立设置或是独立设置但与生产管理部门由同一领导分管。

  (2)检验人员的资质或经历或培训不满足检验岗位的要求;配置的检验人员数量与检验工作量不适应。

27.检验仪器和设备

  (1)检验仪器和设备经过安装、调试、验收后投入使用前未经过校准/检定,直接使用出厂时的校准或测试证书。

  (2)检验仪器检验和设备出现异常或不符合要求时,未对以往的检验结果进行追溯评价。

  (3)用于检验的计算机软件初次使用时未进行确认。

28.检验记录和报告

  (1)检验记录和报告的信息不充分,不能满足可追溯性的要求。

  (2)检验记录的更改不符合规定的要求。

29.产品放行

  (1)产品放行批准人不是企业负责人,但没有经过企业负责人的授权。

  (2)质量体系的相关文件中未对产品放行批准人职责规定。

30.产品留样

  (1)产品留样数量满足不了留样目的所要求的检验数量或检验方法的要求。

  (2)产品留样的环境条件有要求,但没有环境监控设施。

31.顾客投诉和处理

  (1)对顾客的投诉没有处理记录。

  (2)对顾客投诉未作分析和处理。

  (3)未对零星、口头的顾客要求(以口头订单、合同形式体现)进行记录、评审。

32.数据收集、分析

  (1)没有规定收集分析、利用顾客满意程度信息的方法。

  (2)顾客满意度下降时,未采取改进措施。

  (3)数据分析发现问题时,未实施改进活动。

33.纠正和预防措施

  (1)未建立纠正和预防措施程序。

  (2)未对实施的改进、纠正和预防措施进行记录。

  (3)采取预防措施的根据和原因未进行分析。

  (4)未对纠正、预防措施的实施进行评审。

  (5)未对实施的纠正和预防措施进行验证、确认。

34.内审和管理评审

  (1)管理评审不是最高管理者亲自主持。

  (2)未进行内部审核策划或策划的内容不完整。

  (3)内部审核时未编制审核计划。

35.不良事件监测和产品召回

  (1)未明确不良事件监测负责的部门和人员。

  (2)未明确不良事件、产品召回的报告时限或与法规规定的时限不一致。

  (3)未在各部门工作职责中明确不良事件评价和处置、产品召回的职责。

  (4)未在程序文件中规定医疗器械再评价启动的条件和程序。

  (5)未在程序文件中规定医疗器械召回的启动条件和程序。

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